คู่มือผู้ซื้อ ERP

คุณกำลังมองหาตัวช่วย ERP อยู่ แต่ยังลังเลว่าจะเลือกอันไหนอยู่ใช่หรือไม่
สิ่งสำคัญคือการจดรายการสิ่งที่จำเป็นเพื่อช่วยคุณหาโปรแกรมที่ดีที่สุด

ข้อกำหนด

ครั้งแรกที่มองหา ERP solution คุณควรเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรจากโปรแกรม นี่คือคำถามหลักๆที่คุณควรถามตัวเอง
  • บริษัทของคุณจำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์แบบ on-premise หรือแบบ cloud-based
  • ฟีเจอร์ชนิดใดที่คุณจำเป็นต้องใช้ คุณต้องใช้ผังบัญชีที่ปรับแต่งได้หรือไม่ คุณต้องใช้รหัสกำกับสินค้าหรือหมายเลขซีเรียลติดตามสินค้าหรือไม่ มีข้อบังคับของรัฐบาลที่โปรแกรมต้องปฏิบัติตามหรือไม่
  • โปรแกรมมีความยืดหยุ่นได้แค่ไหน สามารถใช้โปรแกรมกับระบบการทำงานที่มีอยู่ได้หรือไม่
    คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานเพื่อที่จะใช้โปรแกรมหรือไม่ หากคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบการทำงาน คุณเต็มใจจะทำหรือไม่
  • คุณต้องการให้ solution นี้อยู่นานแค่ไหน เป็น solution ชั่วคราวหรือต้องการบางอย่างที่รองรับอีกสิบปีข้างหน้า
    คุณมองหาความสามารถด้านไหนในอนาคต
เพื่อการตัดสินใจว่าโปรแกรมมีทางออกสำหรับข้อกำหนดของคุณหรือไม่ คุณสามารถ:
  • เรียกขอ live demo จากผู้เชี่ยวชาญโปรแกรม ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเต็มใจสาธิตวิธีการทำงานของโปรแกรมและวิธีที่คุณสามารถนำ solution ไปใช้ประโยชน์
  • ทดลอง solution ด้วย live demo หรือการทดลองใช้ฟรี
  • ติดต่อทีมสนับสนุนหรือฝ่ายขายเพื่อถามคำถาม

ข้อมูลที่สามารถเข้าถึง

ในขณะที่วิเคราะห์ ERP solution ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเครื่องมือที่จำเป็นและสามรถปรับแต่งแสดงข้อมูลที่ต้องการในการประกอบการตัดสินใจ เป็นเรื่องสำคัญที่ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายและสามารถแสดงผลตามที่คุณต้องการชมได้ คำถามที่คุณควรถามตัวเองได้แก่:
  • คุณสามารถปรับแต่งรูปแบบรายงานในโปรแกรมได้หรือไม่
  • รายงานที่คุณสามารถปรับแต่งได้มีจำนวนจำกัดหรือไม่ ผู้ให้บริการจะเรียกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อคุณต้องการรายงานเพิ่มเติมหรือไม่
  • คุณสามารถดึงข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการหรือต้องออกรายงานหลายๆชนิดแทน
  • คุณต้องทำการส่งออกรายงานหรือไม่ สามารถพิมพ์ได้ง่ายหรือไม่

ความสะดวกในการใช้

ปัจจัยถัดไปที่ควรพิจารณาคืออินเตอร์เฟซและความสะดวกในการใช้ แม้ว่าโปรแกรมจะมีความทนทาน แต่มันจะไม่เกิดประโยชน์หากโปรแกรมมีความซับซ้อนและต่อการใช้เป็นประจำ
  • อินเตอร์เฟซผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายหรือไม่ สามารถหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายหรือไม่
  • สามารถบันทึกข้อมูลบัญชีได้ง่ายแค่ไหน และแผนกบัญชี บัญชีลูกหนี้ และบัญชีเจ้าหนี้จะสามารถดำเนินการได้สะดวกหรือไม่
  • ผู้ใช้โปรแกรมจำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้นๆจึงจะใช้โปรแกรมได้ง่ายหรือไม่
    โปรแกรมสามารถปรับให้เข้ากับระดับทักษะที่ต่างกันหรือไม่

งบประมาณ

เมื่อคุณวางแผนงบประมาณสำหรับสิ่งที่คุณพร้อมจ่ายสำหรับ ERP solution คุณต้องรวมค่าเริ่มต้นใดๆ ค่าธรรมเนียมรายเดือน/รายปี และค่าบำรุงรักษา
  • ค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าเริ่มต้นและค่าดำเนินการมีค่าเท่าไหร่ คุณจำเป็นต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์หรือไม่ คุณต้องจ่ายเพิ่มเติมในการกำหนดค่าโปรแกรมหรือไม่
  • ราคาต่อปีมีค่าเท่าไหร่ มีค่าธรรมเนียมต่อผู้ใช้เพิ่มเติมหรือไม่ จำเป็นต้องซื้อลิขสิทธิ์ผู้ใช้จำนวนเท่าไหร่
  • ค่าบำรุงรักษาระบบมีค่าเท่าไหร่ มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับฝ่าย IT หรือไม่ ผู้ให้บริการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการเยี่ยมบริษัทหรือไม่
  • ค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดระบบมีค่าเท่าไร จำเป็นต้องซื้อการอัพเกรดในอนาคตหรือไม่
  • มีค่าใช้จ่ายเท่าไรในการอบรมผู้ใช้

ผู้ให้บริการ

ในการเลือก solution การพิจารณาผู้ให้บริการก็เป็นสิ่งสำคัญ หากโปรแกรมหยุดทำงานบ่อยครั้ง ก็จะก่อให้เกิดบั๊กหรือค่าใช้จ่ายในการอบรมอีกมากมาย ซึ่งนอกจากจะเพิ่มค่าใช้จ่ายแล้ว ยังลดผลลัพธ์อีกด้วย หากคุณกำลังมองหา cloud-based solution นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณา:
  • ผู้ให้บริการมีความเสถียรและเชื่อถือได้หรือไม่
  • ช่วงเวลาให้บริการของโปรแกรมคือช่วงใด
  • มีการปล่อยฟีเจอร์ใหม่ๆออกมาบ่อยแค่ไหน และต้องจ่ายเพิ่มเติมสำหรับฟีเจอร์นั้นๆหรือไม่
  • หากเกิดปัญหาสามารถแก้ไขได้รวดเร็วแค่ไหน
  • มีการอบรมประเภทใดให้บ้าง